Success Stories – Anthill

Smarsys a réalisé le projet de mise en oeuvre du CRM et du suivi d’affaires de la société Anthill, société de conseils en finance d’entreprise et fiduciaire pour PME et cabinets de médecins FMH. L’utilisation d’un moteur d’intégration externe comme outil de workflow pour automatiser une édition Group a été une des réalisations marquante du projet.
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[tab title= »Le client »]
Anthill Sàrl
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Anthill est une société Suisse de services aux entreprises, spécialisée dans les fonctions de back-office se concentrant sur les processus de gestion financière et des ressources humaines.

Les services fournis aux entreprises vont du consulting et de la direction financière flexible en fonction des besoins, du support administratif intégral jusqu’à l’externalisation des fonctions finance & Ressources humaines.

Anthill fournit notamment des prestations particulières aux médecins FMH supportant ceux-ci dans l’établissement d’un plan financier pour la création du cabinet ou la reprise d’un cabinet existant de même que certaines prestations particulières comme la planification financière et fiscale pendant toute la durée de sa vie d’indépendant mais aussi jusqu’à la planification de la fin d’activité.

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[tab title= »L’analyse »]
Les objectifs de la mission liée à la mise en oeuvre de la plateforme CRM de Anthill se sont orientés sur deux axes principaux : la mise en place d’un outil de gestion des informations client B2B classique pour une entreprise et la gestion des activités relatives au contact client et leur suivi collaboratif d’une part, et la collecte des heures et dépenses par affaire permettant l’amélioration de la gestion des affaires et de l’établissement des rapports de facturation.

Une autre exigence liée à la gestion des affaires a été de pouvoir permettre la visualisation de l’échéancier des prestations offertes par Anthill dans le but de permettre un suivi des nombreux mandats et tâches pour les collaborateurs de la société. L’expression du besoin a permis de mettre en évidence les exigences fonctionnelles suivantes:

  • Gestion des opportunités: Gestion commerciale classique avec suivi de pipeline jusqu’à conclusion des deals.
  • Gestion des activités: Transparence des activités et des interactions clients
  • Vue 360° du client: Vue centralisée des activités et de l’historique de la relation clientèle
  • Rapports et restitutions: Etablissement de rapports personnalisés à la demande
  • Communication: Capacité collaborative et de partage intégrée
  • Gestion à l’affaire: Développement et configuration des objets nécessaires au suivi à l’affaire et à la collecte des charges par ressource.
  • Visualisation et gestion de l’échéancier: Visualisation et suivi des prestations par client dans une vue dynamique
  • Reprise des données: Reprise des données des mandats ouverts et des heures saisies depuis l’ancien système
  • Mobilité: Utilisation d’une application mobile pour la saisie des heures

L’analyse a pu démontrer la très forte adéquation entre les fonctionnalités standards d’une plateforme CRM et les besoins exprimés par Anthill mais aussi une certaine personnalisation nécessaire essentiellement autour de la gestion à l’affaire.
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[tab title= »La solution »]
Du fait du nombre réduit d’utilisateurs, un des éléments importants du projet a été de permettre de faire bénéficier Anthill du prix très intéressant de l’édition Group permettant l’accès aux fonctionnalités de base du CRM. Cet objectif a donc impliqué un challenge en termes de sélection de composants additionnels permettant de combler le déficit fonctionnel de l’édition de base.

Architecture

L’édition du CRM que nous avons préconisée est la suivante :

  • Sales Cloud Group Edition

Ce choix a permis en effet de couvrir les exigences de design du modèle de données, l’automatisation et l’amélioration de l’expérience utilisateur étant dévolues aux extensions.

Extensions

La plateforme Force.com permet l’ajout de packages applicatifs (composants) pouvant être ajoutés à l’instance Salesforce.com. Les packages ont été identifiés lors de la phase d’analyse:

  • Mass Actions permettant l’édition et l’effacement d’enregistrements multiples depuis les vues de liste
  • Duplicate Check for Salesforce permettant une gestion de contrôle des doublons et de leur déduplication.
  • Grid Buddy Free permettant un affichage d’enregistrements sous forme de grilles de même que leur édition dans des onglets spécifiques ou des pages VisualForce utilisées comme composants de pages.
  • Account News Feed permettant l’affichage des news (source Google News) dans un composant de page du compte
  • Workato qui a permis l’automatisation de certaines tâches comme la fabrication automatique d’un échéancier de tâches de même que la mise à jour des tâches et objectifs de l’échéancier d’une année à l’autre.

Configuration

La configuration du CRM a été classique et simple et c’est bel et bien la gestion à l’affaire qui a nécessité la plus grande partie du travail sous la forme de la création d’objets personnalisés permettant la gestion des projets, des travaux, et des tâches et prestations dans le but de construire l’échéancier.

La saisie des heures par projet est effectuée sur l’application web ou sur l’application mobile par les collaborateurs et permet la consolidation des heures à facturer par rapport disponibles dans l’application mais aussi dans Microsoft PowerQuery ce qui permet une édition mensuelle rapide des factures depuis Microsoft Office directement.

Automatisation

La gestion des tâches de l’échéancier des prestations est critique pour Anthill et a nécessité l’automatisation de certaines opérations dans l’application. En effet, le catalogue de prestations de Anthill comporte plus de 50 types de prestations qui pour la plupart sont mensuelles, représentant potentiellement pour un seul mandat plusieurs centaines de tâches à créer dans le système.

La plateforme d’intégration gratuite Workato a permis d’automatiser cette génération de tâches en fonction de critères et de choix de prestations qui sont définis au niveau du projet. Lors de la création d’un projet, tous les enregistrements additionnels nécessaires sont crées par un workflow (Une « recipe » dans Workato) externe à l’application. La création de ces enregistrements permet ensuite de visualiser simplement l’échéancier par des rapports standards dans Salesforce en utilisant des tableaux croisés et des formatages conditionnels pour suivre l’avancement de la réalisation des tâches.

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La réalisation de ce projet a permis de développer au maximum la capacité de l’édition Group du Sales Cloud de Salesforce.com en améliorant l’expérience utilisateur par l’ajout d’une gestion externe de l’automatisation de certaines tâches.

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